وهي نسخة عن جميع الوحدات الإحصائية في سجل للمؤسسات و التي هي ناشطة في لحظة معينة من الزمن، وتشمل جميع الوحدات الإدارية أو المتصلة من الوحدات الإحصائية أو الإدارية. وهي خطوة وسيطة ما بين السجل الحي والإطار المجمد. ويستخدم لفحص أي خطأ قد يظهر خلال المعالجة لمختلف المراحل السابقة، بالاضافة إلى أنه الأساس للتوثيق التاريخي. وقد يحتوي على العديد من المؤسسات غير الفاعلة.